Neste artigo vou te apresentar dicas testadas e comprovadas de como você pode se tornar mais produtivo no trabalho e na vida e conseguir fazer mais em menos tempo.
Tenho certeza que os itens 5 e 9 serão um desafio e tanto para você.
Não é novidade para ninguém, cada vez mais eu ouço a frase “o tempo está voando” e segundo estudiosos do tema, o tempo continua sendo igual, o que mudou é a forma como o preenchemos. Trocando em miúdos, a maioria de nós não está preenchendo o tempo com coisas realmente importantes para que se sinta satisfeito ao final de um dia de trabalho e possa dizer “hoje eu fui produtivo”, e, ir para casa com sentimento de dever cumprido. Um dos causadores deste problema é a falta de priorização das suas tarefas!
Você tem cinco minutos para continuar lendo este artigo? Espero que sim, pois este conteúdo é o resultado de experimentos que eu fiz durante os últimos dois anos e trago aqui e agora totalmente de graça para você. Aliás, de graça não, vai te custar cinco minutos da sua vida!
Antes de começar, precisamos estar alinhados sobre a principal diferença entre ser eficiente e ser eficaz:
- Ser eficiente é produzir mais com menos recursos (ou se preferir, em menos tempo).
- Ser eficaz é ser eficiente em uma tarefa que o leve mais próximo do seu objetivo.
Exemplo: se o seu objetivo do dia é finalizar um relatório sobre o crescimento de vendas de um produto, não adianta se gabar perante os colegas dizendo que você conseguiu escrever e enviar cinco e-mails importantes para a diretoria em 10 minutos. Provavelmente você foi eficiente, mas pouco eficaz em alcançar seu objetivo ou chegar mais próximo dele. Com isso, você percebe que é impossível ser eficaz se você não possui um objetivo a ser alcançado com a tarefa que vai executar.
Nas dicas a seguir, você perceberá que vai precisar de uma ferramenta que poucos utilizam em seu dia a dia de trabalho e na vida. Essa ferramenta é o foco!
“AQUELES QUE NÃO FAZEM NADA ESTÃO SEMPRE DISPOSTOS A CRITICAR OS QUE FAZEM ALGO”.
Oscar Wilde
Já te adianto que, sem foco, você só vai patinar e não vai conseguir colocar quase nada em prática e nunca conseguirá ser produtivo. Eu considero que “ser produtivo” é igual a “ser eficaz”. A única diferença é que “ser produtivo” fica mais bonito na frase do que “ser eficaz”.
Confira as dicas logo abaixo:
Antes de ligar o seu computador, faça uma lista com as tarefas mais importantes do dia; precisa ser antes, pois depois de ligar o computador as “emergências” começam a pipocar.
1- Procure começar com uma lista entre três e quatro tarefas importantes por dia. Isso ajuda a não desanimar, pois ao escolher mais tarefas do que é possível executar dentro do espaço do seu dia, você estará se iludindo;
2- Programe-se para finalizar essas tarefas até 11 horas da manhã ou o mais rápido possível.
3- Coloque prazos apertadíssimos para a conclusão das tarefas. Você vai se surpreender como isso o tornará mais eficiente;
4- Não deixe o e-mail aberto enquanto trabalha nestas tarefas, caso contrário você é um sério candidato a passar o dia lendo e enviando e-mails e não produzindo.
5- A menos que seja extremamente importante, ler seus e-mails NÃO pode ser a primeira coisa do dia a fazer. Eu sei que isso será difícil, mas tente fazer isso por uma semana e depois me conte o resultado;
6- Faça tarefas em LOTE. O ser humano é mais eficiente quando executa tarefas relacionadas de uma única vez. Ex: Leia e responda seus e-mails em uma única tacada.
7- Essa será muito difícil e talvez a mais desafiadora: leia e responda e-mails no máximo quatro vezes por dia. Nosso trabalho NÃO pode se resumir a ler e-mails! Escolha quais são os melhores horários para fazer isso dentro do seu dia e passe a fazê-los sempre nos mesmos horários;
8- Não deixe nenhum mensageiro instantâneo aberto tirando a sua atenção e o seu foco enquanto trabalha nas suas tarefas. Isso é válido para Skype, Facebook, WhatsApp e etc;
9- Tire os sons de notificações do seu telefone celular e deixe apenas as chamadas e SMS com algum som de notificação. Seu telefone não pode estar no controle da sua vida. Aqui vale a mesma dica do e-mail. Verifique as suas mensagens apenas algumas vezes ao dia. Fique tranquilo, se algo urgente acontecer, alguém vai te ligar.
10- Evite reuniões o máximo que puder. Essa é uma fonte constante para tirar a sua produtividade. Se for participar de uma reunião, peça ao organizador a paula e o horário de término da reunião, pois a maioria das pessoas que conheço, gosta de marcar reuniões para bater papo e não possui uma pauta definida;
11- Delegue tarefas quando necessário. Se o seu cargo envolve subordinados, a delegação de tarefas precisa ser uma das quatro tarefas da sua lista de prioridades da manhã;
12- Saiba dizer NÃO. Você não precisa aceitar tudo e ajudar a todos o tempo inteiro, caso contrário, sempre terá dezenas de tarefas que não são suas e se tornará ótimo em resolver os problemas dos outros e os seus vão ficando para trás;
13- Pare de armazenar informações no cérebro. O nosso cérebro não foi feito para armazenar informações e sim para reagir a estímulos e resolver problemas. Infelizmente a maioria das pessoas (e provavelmente você) está utilizando o seu cérebro para armazenar informações, desta forma você sobrecarrega seu cérebro e ele não sabe o que fazer com tudo isso. O que acontece? Estresse. Como evitar isso? Coloque as suas tarefas em listas de tarefas e não as guardem no cérebro. Eu tenho 6 listas aonde organizo minhas tarefas, são elas:
- Geral (coloco todas as tarefas que preciso executar. Daqui saem as tarefas para as demais listas);
- Delegadas (entram as tarefas delegadas);
- Dia (as tarefas do dia);
- Sábado (as tarefas para o sábado ou final de semana);
- Artigos (os títulos e temas de todos os artigos que ainda vou escrever
- Um dia talvez (tarefas que eu quero realizar um dia talvez);
Eu utilizo um software/app gratuíto para Android que me ajuda a organizar estas listas e as tarefas e ainda sincroniza com o “Google Tasks”que fica dentro do “Google Calendar”, chama-se “Tasks Free”.
14- Não seja multitarefa. Pode parecer estranho, mas é verdade. Se você divide a sua atenção em mais de uma tarefa ao mesmo tempo, você perde energia de execução e de atenção, sendo assim, execute uma coisa de cada vez para poder fazer bem feito e com 100% da sua energia concentrada em apenas uma tarefa.
15- Pergunte-se algumas vezes por dia (pelo menos três): Estou sendo produtivo ou estou somente enchendo o meu dia com tarefas?
Muitas destas dicas foram retiradas do livro “Trabalhe 4 Horas por Semana” de Timmothy Ferris (recomendo) e do método GTD (Getting Things Done).
Eu escrevo sobre diversos temas, no entanto eu tenho consciência de que eu apenas posso te incomodar sobre algo, a decisão de mudar é sempre sua. O máximo que eu posso fazer é “bater à sua porta” e você sempre fica com a escolha se vai abrir a porta ou não.
É hora de decidir. Você quer ser produtivo?
Para ser produtivo, você precisa ter foco!