Há mais de quatro anos sendo prorrogado, o eSocial entrará em vigor a partir do próximo dia 1º de janeiro. A implantação é obrigatória para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões no exercício de 2016. Já em 1º de julho, será a vez das demais companhias. Apesar de faltar menos de dois meses para a ativação do sistema, quase metade das companhias nem iniciou os preparativos. Na prática, o eSocial funcionará como um sistema digital pelo qual as empresas poderão registrar, administrar e transmitir ao governo federal dados fiscais, previdenciários e trabalhistas de seus funcionários. Até então, essas informações eram preenchidas em formulários de papel, enviados a cada órgão individualmente, tornando o processo burocrático e suscetível a erros e fraudes.
Com a plataforma digital, o registro será seguro e padronizado, e o envio unificado a todos os órgãos. Essa medida facilitará a operação interna das empresas e a fiscalização por parte do governo. Para os empregadores, o benefício será a simplificação de processos e, portanto, maior produtividade. Já para os trabalhadores, a vantagem estará na efetivação de pagamentos feitos pelas empresas, além de garantia de direitos trabalhistas e previdenciários, entre outros. Se a sua empresa ainda não está preparada, a recomendação dos consultores ouvidos por SM é iniciar o processo imediatamente. Saiba mais sobre eSocial:
Quais as consequências de não se adequar a tempo?
A perda do prazo para adesão ao sistema não vai gerar multa. “Mas a empresa não conseguirá processar ou quitar suas obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, pois o sistema antigo deixará de existir”, explica José Roberto Cézar, especialista da consultoria TBS – Tax & Business Solutions. Já o descumprimento dessas obrigações, segundo ele, é passível de multa e autuações.
Ainda há tempo para se adequar?
A situação é mais complicada para as empresas que estão no cronograma de janeiro do próximo ano e ainda não começaram a migrar dados para o layout de teste da plataforma. “O processo de adequação é bem trabalhoso, pois envolve um volume muita grande de informações. Daí a importância de participar dos testes disponíveis. Eles ajudam a antecipar incompatibilidade de sistemas, inconsistências de dados e erros de preenchimento que poderão ocorrer quando a plataforma estiver efetivamente no ar”, explica Juliana Carvalho, coordenadora trabalhista e previdência da ASIS Projetos. Segundo ela, faltando menos de dois meses para 2018, será necessário uma força tarefa e apoio externo. Vale lembrar que os testes estão disponíveis na versão 2.3.
É preciso ter um sistema especial para migrar os dados?
Sim. As empresas precisam adquirir ou desenvolver programas de gestão de pessoal capazes de transferir os arquivos com informações à plataforma do eSocial por meio de Web Service. Muitos fornecedores de soluções de folha de pagamento já disponibilizam versões compatíveis como eSocial. O mais indicado é negociar o custo de atualização e treinamento dos funcionários para reduzir o desembolso, segundo Hélio Donin Júnior, diretor da Fenacon (Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas).
Quais cuidados devem ser tomados durante a adequação?
O principal é garantir a autenticidade das informações transmitidas ao governo. Há uma diversidade de dados e processos que precisam ser revisados um a um no sistema do eSocial, além de políticas de RH, antes de enviar à plataforma. Alguns dependem da própria empresa, como atualização de função. Já outros precisam ser informados pelo colaborador. “Há casos de funcionárias que se casaram e não atualizaram o nome, mudança de escolaridade dos filhos, entre outros. A empresa terá de solicitar essas e outras atualizações para preencher o cadastro corretamente”, explica Juliana, da ASIS Projetos.
Haverá mudança de processos internos?
Para muitas empresas, sim. Segundo Cézar, da TBS, no processo atual de contratação de funcionário, algumas companhias demoram para marcar o exame admissional e deixam para registrar o profissional até um mês depois do início de suas atividades. “Isso não poderá mais acontecer, porque o eSocial não aceita datas retroativas. O registro da contratação deve ocorrer até um dia antes do início do trabalho”, explica. Isso vai obrigar as empresas a rever processos para serem mais ágeis, garantir o cumprimento de datas e estar de acordo com as mudanças exigidas. “Implica até mesmo mudança de cultura e plano de comunicação para gestores e funcionários estarem cientes das alterações e conscientes de que hábitos que infringiam regras não serão mais tolerados”, diz Cézar.
Há outras novidades no eSocial?
Existem campos para dados referentes ao SESMT (Serviço de Segurança e Medicina no Trabalho), nos quais a empresa deve informar riscos ocupacionais e presença de agentes nocivos à saúde. “O problema é para as empresas que ainda não oferecem esse serviço. Elas terão de correr contra o tempo para gerar os laudos exigidos e fazer as adequações necessárias”, destaca Donin Júnior, da Fenacon. Essa parte do eSocial será efetivada apenas seis meses após cada data do cronograma oficial de adequação, como explica Cézar, da TBS.
Como ficam as mudanças da reforma trabalhista?
As informações referentes à nova lei estarão disponíveis na versão de layout 2.4. Até o fechamento desta edição, ela ainda não estava disponível para testes no ambiente restrito, mas apenas para consulta. Jornada intermitente e mudanças relacionadas às férias, como divisão em três etapas, e ao banco de horas, que passa a ser negociado diretamente com o funcionário, constarão dessa versão, segundo Cézar, da TBS.
Fechando o cerco contra corrupção
O eSocial faz parte do Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), que inclui a Nota Fiscal Eletrônica, a Escrituração Contábil Digital e a Escrituração Fiscal Digital. Entre os objetivos da nova plataforma, está fechar o cerco à corrupção por meio do cruzamento de dados das empresas. “Hoje, o Ministério do Trabalho consegue fiscalizar apenas 3% das companhias. Como será digital, o eSocial atingirá 100”, diz Hélio Donin Júnior, diretor da Fenacon (Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas). O eSocial será acompanhado em conjunto pela Secretaria da Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social e Ministério do Trabalho.
Obrigações que serão unificadas pelo eSocial
No total, 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas serão unificadas pelo eSocial
Fonte: SM Supermercado Moderno.
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