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10 Dicas para Administrar sua Clínica ou Consultório

Usualmente, profissionais de saúde optam por abrir sua própria clínica e, quando isso acontece, eles ganham uma tarefa para a qual não estudaram: administrar consultório. Fazer com que uma clínica ou um consultório venha a prosperar requer muito mais do que ser um bom profissional da saúde.

Por esse motivo, reunimos aqui 11 dicas para o profissional da saúde que precisa administrar seu próprio estabelecimento e pacientes. Essas dicas, se adotadas no cotidiano, podem tornar o trabalho muito mais simples e menos estressante. Confira!

1. Inove sua agenda

Aquela agenda de papel, além de não ser nada prática, pode gerar confusão, principalmente na hora de desmarcar consultas e encaixar pacientes. A alternativa para isso é adotar um bom sistema informatizado, que facilite a organização dos horários e que possa ser visualizado até pelo smartphone ou pelo tablet.

Além disso, a adoção de uma agenda eletrônica permite consultar os dados dos pacientes rapidamente e verificar as prescrições realizadas anteriormente. Assim, a consulta é mais direcionada, auxiliando no atendimento, e os papéis não correm o risco de serem perdidos.

Outras facilidades da agenda eletrônica são:

Agendamentos instantâneos: o paciente pode marcar sua consulta em qualquer horário do dia, inclusive em finais de semana;

Lembretes de consulta: o sistema envia automaticamente um lembrete de consulta para o paciente, informando o dia e o horário;

Gerenciamento das consultas: o médico pode verificar sua agenda diariamente e integrá-la à sua agenda pessoal.

2. Otimize o tempo de sua secretária

Sabemos que tanto o dia a dia do profissional da saúde quanto o das secretárias costumam ser bastante corridos. Pensando nisso e na primeira dica desse artigo, quanto mais conseguirmos agilizar as atividades da recepção, mais seu atendimento será eficaz e mais satisfeito seu paciente ficará.

Para isso, indicamos novamente a informatização de sua clínica ou consultório. Agendas de papel são pouco práticas, enquanto as agendas online são fáceis de acessar, buscar as datas dos agendamentos de um paciente, desmarcar e reagendar consulta. Assim, a secretária pode se focar nos pacientes que estão na clínica e em realizar outras tarefas, deixando de perder tempo com a marcação de consultas.

3. Facilite a análise dos relatórios de sua clínica ou consultório

Montar tabelas e planilhas para organizar a disposição dos pacientes ou dos preços dos serviços, por exemplo, além de ser estressante, demanda muito tempo. Por isso, essa é uma área também bastante auxiliada por softwares de gestão, que tornam a montagem de relatórios muito mais rápida e eficaz.

Com a utilização de um software de gestão, o médico ou o gestor da clínica pode facilmente gerar relatórios e visualizar outras informações, como fazer a revisão de prontuários, o controle dos convênios, checar a quantidade de consultas realizadas e analisar as formas de pagamento. Esses dados permitem que as decisões sejam tomadas de maneira mais assertiva e que a gestão da clínica seja mais adequada.

4. Organize todos os cadastros num mesmo ambiente

Foi-se o tempo em que a recepção da clínica ou do consultório era cheia de arquivos e inúmeras gavetas que armazenavam os cadastros. Agora, tudo isso pode ficar na nuvem: desde a ficha com os dados do paciente até os preços cobrados, para fácil acesso e organização.

A nuvem é um ambiente virtual em que os dados são armazenados com segurança e podem ser acessados a qualquer momento e de qualquer lugar, basta ter acesso à internet. Esse é o conceito de cloud computing, que facilita o acesso remoto e reduz a necessidade de manter arquivos físicos.

5. Priorize seu atendimento

A relação entre médico e paciente é indispensável para que a clínica ou o consultório funcionem bem e, por isso, deve ser prioridade. Tendo sempre à mão o histórico do paciente, seja na rua, em casa ou no consultório, você consegue oferecer um atendimento muito mais personalizado e, por consequência, mais eficiente.

Novamente, é importante ressaltar que a tecnologia pode ajudar nesse processo. Se o paciente é atendido e percebe que o médico conhece seu histórico de consultas e de prescrições, ele tende a confiar mais no profissional e a sentir-se mais satisfeito.

6. Organize seus relatórios de faturamento

Para gastar pouquíssimas horas fechando o faturamento de inúmeros planos de saúde, todos os meses, um sistema de qualidade vir bem a calhar. O Shosp, por exemplo, gera suas guias e arquivos XML a partir de dados já anteriormente cadastrados, evitando a redigitação e, consequentemente, o risco de falhas. É muito mais rápido e seguro.

Além disso, o software pode ajudar no controle de contas a receber e a pagar e a fazer o monitoramento dos recibos, ações importantes para que a clínica mantenha suas contas em dia.

7. Agilize seu controle financeiro

Uma boa ferramenta digital pode ajudar a criar e a manter um fluxo de caixa numa clínica ou em um consultório, organizando a entrada e a saída de recursos. Isso ajuda a mensurar até mesmo o crescimento do estabelecimento.

Dessa forma, é possível identificar as áreas que estão demandando mais recursos e aquelas em que os gastos podem ser reduzidos, aumentando a eficiência no uso dos recursos financeiros.

8. Use os dados a seu favor

Utilize os dados da sua clínica para planejar estratégias de marketing e, a partir disso, conquistar novos pacientes e fidelizar os existentes. Assim, é possível identificar o perfil de pacientes, a recorrência dos históricos e os tipos de reclamações mais realizadas a fim de realizar campanhas direcionadas.

Nesse sentido, vale a pena lembrar que o marketing médico-paciente é uma ferramenta utilizada para agregar valor ao paciente, além de também colaborar na organização da clínica ou consultório e trazer mais retorno para os sócios. Ou seja, podemos dizer que o marketing ajuda todos a se beneficiarem ao máximo com as estratégias.

9. Acessibilidade

Poder acessar seus dados de agenda, prontuário e controle financeiro de qualquer lugar e a qualquer momento otimiza muito a administração e as tomadas de decisão. Busque um sistema seguro que te dê o respaldo de acesso por computador, smartphone ou tablet, com total conforto e confiança.

10. Conecte-se ao paciente

Mostrar que a clínica ou o consultório se importa com cada um de seus pacientes é uma ótima estratégia de fidelização. Utilize o seu software para colecionar dados cadastrais e envie mensagens para relembrá-lo das datas de consultas e exames ou até mesmo com votos de aniversário e cative o seu paciente.

Fonte: Shop

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